E-Rechnung

E-Rechnungen senden und empfangen – ohne Umbau Ihres ERP-Systems

Die E-Rechnung wird zwischen Unternehmen in Deutschland Pflicht. Eine PDF-Rechnung per E-Mail reicht dann nicht mehr: Gefordert ist ein strukturiertes Format wie ZUGFeRD oder XRechnung, das sich maschinell auslesen lässt.

Mit XNICE erzeugen wir aus Ihren vorhandenen Rechnungsdaten gültige ZUGFeRD-Rechnungen und lesen eingehende E-Rechnungen für Ihr ERP-System aus – als Teil unseres Managed Service. Sie müssen weder Ihr ERP-System umstellen noch eigene Software für E-Rechnungen einführen.

2025

Empfang

Seit 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.

2027

Versand ab 800.000 € Umsatz

Ab 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen versenden.

2028

Versand für alle

Ab 1. Januar 2028 gilt die Pflicht zum Versand von E-Rechnungen für alle Unternehmen.

Gilt für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. Welche Übergangsregeln für Ihre Rechnungen gelten, besprechen wir gern mit Ihnen.

Drei Wege zur ZUGFeRD-Rechnung

Egal, was Ihr System heute liefert – XNICE macht daraus eine geprüfte E-Rechnung.

Drei Wege zur E-Rechnung: PDF-Rechnung, EDI-Daten mit PDF oder nur Rechnungsdaten werden in XNICE zur CII-XML, als PDF/A-3 eingebettet, geprüft und als ZUGFeRD-Rechnung versendet

1. Aus Ihrer PDF-Rechnung

Ihr ERP-System erzeugt bereits PDF-Rechnungen? XNICE liest die Rechnungsdaten mit dem PDF-Extractor aus und bettet sie in genau dieses PDF ein. Ihre Kunden sehen weiterhin Ihr gewohntes Rechnungsbild.

2. Aus EDI-Daten und PDF

Ihr System liefert die Rechnungsdaten, z. B. als EDIFACT INVOIC, XML oder CSV, und dazu das PDF mit gleichem Dateinamen. XNICE führt beide Dateien zusammen – auf jedem Übertragungsweg.

3. Nur aus Rechnungsdaten

Sie liefern nur die Daten. XNICE erzeugt das Rechnungsbild aus einer Vorlage in Ihrem Design mit Logo, Kopf- und Fußzeile – oder als schlichtes Standard-Rechnungsbild.

Prüfbericht einer ZUGFeRD-Rechnung: Schema, Geschäftsregeln EN 16931, Profil und PDF/A-3 erfolgreich geprüft

Jede Rechnung geprüft, bevor sie rausgeht

Eine fehlerhafte E-Rechnung kann Ihr Kunde zurückweisen – und das Geld kommt später. Deshalb prüft XNICE jede Rechnung vor dem Versand nach den offiziellen Regeln.

  • Schema-Prüfung (XSD) und Geschäftsregeln EN 16931 bzw. XRechnung
  • Automatische Umwandlung des Rechnungsbilds in PDF/A-3
  • Rechnungsbild und eingebettete Daten stimmen immer überein
  • Ungültige Rechnungen werden nicht versendet, sondern landen mit Prüfbericht in der Fehler-Queue

E-Rechnungen empfangen

Ihre Lieferanten schicken Ihnen bereits E-Rechnungen? XNICE liest die Rechnungsdaten aus und übergibt sie im Format, das Ihr ERP-System erwartet – so wie jede andere EDI-Nachricht.

Das spart das Abtippen und erfüllt die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen, ohne dass Ihre Buchhaltung mit XML-Dateien arbeiten muss.

  • ZUGFeRD- und Factur-X-PDFs mit eingebetteter XML
  • XRechnung als XML-Datei, in beiden Syntaxen (CII und UBL)
  • Weiter an Ihr ERP als EDIFACT, XML, JSON, CSV oder Fixed Length
  • Original-PDF bleibt im Protokoll erhalten
  • Empfang per E-Mail, SFTP, API, AS2 und allen anderen Kanälen

Was XNICE bei der E-Rechnung kann

Alle ZUGFeRD-Profile

EN 16931 als Standard zwischen Unternehmen, XRechnung für öffentliche Auftraggeber, EXTENDED für zusätzliche Angaben – dazu BASIC, BASIC WL und MINIMUM. Das Profil wird automatisch erkannt oder fest eingestellt.

Rechnungsbild in Ihrem Design

Wir gestalten Ihre Rechnungsvorlage mit Logo, Farben, Kopf- und Fußzeile. Das Rechnungsbild wird aus denselben Daten erzeugt wie die eingebettete XML.

Dateipaare auf jedem Kanal

Rechnungsdaten und PDF kommen getrennt an? XNICE wartet, bis beide Dateien da sind, und verarbeitet sie gemeinsam – egal über welchen Übertragungsweg.

Einzelne Rechnung prüfen

Reklamiert ein Kunde eine Rechnung oder ist eine eingehende E-Rechnung fragwürdig? Jede ZUGFeRD-Rechnung oder XRechnung lässt sich in XNICE gezielt prüfen – mit genauer Angabe, was nicht stimmt.

Lückenlos protokolliert

Zu jeder Rechnung stehen im Protokoll die Rechnungsdaten, das versendete PDF und bei Bedarf der Prüfbericht – nachvollziehbar und jederzeit abrufbar.

Vor dem Start getestet

Wir testen Ihre E-Rechnungen mit echten Beispieldaten, bevor die erste Rechnung an einen Kunden geht. Spätere Änderungen sichert die Test Suite ab.

Ist Ihr Rechnungsversand bereit für 2027?

Schicken Sie uns eine Beispielrechnung – als PDF oder als Datei aus Ihrem ERP-System. Wir zeigen Ihnen, wie daraus eine gültige E-Rechnung wird.

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